Pada hari Selasa tanggal 26 Oktober 2021 pukul 08.30 WIB, bertempat di ruang Panitera Pengadilan Negeri/Hubungan Industrial/Tipikor Serang Kelas IA, diselenggarakan rapat berjenjang dan Monitoring & Evaluasi Kepaniteraan dan Jurusita. Rapat berjenjang ini merupakan bagian dari sistem akreditasi penjaminan mutu yang mensyaratkan untuk setiap Satker pada Mahkamah Agung dan peradilan di bawahnya untuk melaksanakan sistem tersebut, yang nantinya hasil rapat berjenjang dan Monev tersebut akan dilanjutkan/dibawa ke dalam rapat bulanan/rapat pleno;

Rapat Kepaniteraan ini langsung dipimpin oleh Bapak Yusrizal, S.H., M.H. selaku Panitera Pengadilan Negeri/Hubungan Industrial/Tipikor Serang Kelas IA dengan dihadiri oleh para Panitera Muda (Panmud), perwakilan Panitera Pengganti (PP), Jurusita dan perwakilan Jurusita Pengganti (JS/JSP), Adapun agenda rapat yang dibacakan oleh notulen rapat Neneng Susilawati, S.H., M.H. adalah sebagai berikut :

1. Pembukaan
2. Penyampaian hasil rapat berjenjang dari masing-masing unit
3. Monev dan Pembinaan dari Panitera
4. Kesimpulan
5. Penutup

 

1. Pembukaan

Rapat Kepaniteraan dibuka oleh Notulen Rapat Neneng Susilawati, S.H., M.H. dengan dihadiri oleh 12 (dua belas) orang peserta rapat yang terdiri dari Panitera, Panmud Tipikor, Panmud Pidana, Plt. Panmud PHI, Panmud Perdata, Panmud Hukum, perwakilan Panitera Pengganti, Jurusita, dan perwakilan Jurusita Pengganti.

        2. Penyampaian Hasil Rapat Berjenjang dari Masing-Masing Unit

Pada kesempatan paparan hasil rapat berjenjang, para Panitera Muda menyampaikan hasil rapat berjenjang, yang pada pokoknya unit-unit telah melaksanakan rapat berjenjang dan melaporkan semua permasalahannya pada setiap bagian sudah dapat diselesaikan;

        1. Panitera Muda Pidana

Sehubungan dengan hasil pemeriksaan oleh Tim Bawas bahwa terdapat temuan yaitu Salinan putusan wajib disampaikan kepada para pihak, selama ini dari Kepaniteraan Pidana tidak melaksanakannya, hanya mengirim petikan putusan saja setelah menerimanya dari Panitera Pengganti, namun temuan tersebut sudah dilaksanakan monitoring dan evaluasi dan segera ditindak lanjuti.

Kemudian temuan terkait barang bukti yang tidak dilimpahkan ke pengadilan, selama ini barang bukti memang tidak diperiksa karena tetap berada di Kejaksaan, namun hanya dibuatkan berita acaranya saja.

Kemudian temuan terkait alur penerimaan berkas mulai dari berkas diteriima oleh Petugas PTSP sampai dengan berkas tersebut diterima oleh Majelis Hakim dan Panitera Pengganti, Tim Bawas menginginkan supaya alur tersebut diberi waktu pelaksanaannya, namun pada saat pemeriksaan tersebut sudah dijawab bahwa sudah sesuai SOP, tapi dengan catatan sejak berkas diterima lengkap dari mulai Kepolisian atau Kejaksaan.

Sedangkan untuk temuan hakim pengawas bidang merupakan copy paste dari temuan pemeriksaan sebelumnya, dan sudah ditindaklanjuti semua.

          2. Panitera Muda Perdata

Berdasarkan temuan Tim Bawas, untuk bagian IT supaya dilaksanakan penyinkronan perkara-perkara delegasi, ternyata banyak yang tidak disinkronkan dengan PN lain yang dituju sehingga hasilnya tidak tepat waktu.

Terkait temuan perkara yang dimohonkan eksekusi melebihi waktu 1 (satu) tahun tidak ditindak lanjuti, sesuai dengan Surat Edaran Mahkamah Agung RI Nomor 01 Tahun 2010 bahwa harus segera disurati, dan ada sebanyak 33 (tiga puluh tiga) permohonan eksekusi yang tidak ditindaklanjuti sejak tahun 2017, dan akan segera ditindak lanjuti oleh bagian Perdata.

Temuan mengenai alur perkara sudah ditindaklanjuti dan diserahkan ke bagian hukum supaya ada keseragaman.

Perhatian kepada Panitera Pengganti agar tandatangan meterai diberi tanggal, kemudian setiap acara pembacaan putusan agar di dalam berita acara sidang dibuat sidang terbuka untuk umum, dan yang terakhir agar court calender dibuat jam dan tanggal persidangan.

        3. Panitera Muda Tipikor

Bagian Tipikor pada intinya tidak ada temuan.

        4. Plt. Panitera Muda PHI

Berdasarkan temuan dari Tim Bawas, terkait biaya proses perkara dari bulan Januari 2021 sampai dengan saat ini ada 11 (sebelas) nomor perkara yang tidak disetorkan biaya prosesnya, temuan ini langsung ditindak lanjuti dan diserahkan kepada pengelola biaya proses.

Mengenai teknis pemberian ATK kepada Panitera Pengganti selama ini digabungkan pemberiannya antara biaya setor dan biaya negara dan hanya ada tandatangan Panitera Pengganti yang menerima ATK saja tanpa disebutkan nomor perkaranya, sedangkan menurut pemeriksaan Tim Bawas harus jelas disertakan nomor perkaranya. Tentunya hal ini menjadi kendala bagi Petugas karena bagaimana teknis pemberian ATK untuk perkara biaya negara, apakah melalui bagian Umum dan Keuangan atau melalui PHI karena untuk biaya negara dikelola oleh bagian Umum dan Keuangan.

Keterlambatan penyetoran PNBP kasasi perkara Nomor 126/Pdt.Sus-PHI/2020/PN Srg dan Nomor 145/Pdt.Sus-PHI/2020/PN Srg.

Penginputan SIPP bagian kasir untuk perkara Nomor 142/Pt.Sus-PHI/PN Srg tidak sesuai dengan panjar biaya, tapi hal tersebut sudah ditindaklanjuti oleh Kasir.

        5. Panitera Muda Hukum

Bagian Tipikor pada intinya tidak ada temuan.

         6. Panitera Pengganti

Mengenai kelengkapan persidangan, dengan tertutupnya akses pintu menuju petugas meja informasi menyulitkan Panitera Pengganti untuk mencari kelengkapan para pihak yang berperkara yang sudah lapor kepada petugas meja informasi, disebabkan juga petugas meja informasi tidak stand by berada di tempatnya. Mohon supaya pintu untuk akses menuju meja informasi dapat dibuka khusus untuk para pegawai yang akan mencari para pihak yang berperkara.

Pada saat persidangan berlangsung tidak ada petugas honorer yang berada di dalam ruangan persidangan untuk membantu sebagai juru sumpah dan mempersiapkan kelengkapan sarana persidangan seperti kursi pada saat di persidangan hadir saksi dalam jumlah banyak.

Mengenai pembubuhan tanggal di meterai putusan dan penetapan serta pencantuman jam persidangan seyogyanya bukan tugas Panitera Pengganti, melainkan ditujukan kepada hakim.

         7. Jurusita/Jurusita Pengganti

Untuk delegasi yang keluar, pelaksanaannya oleh Jurusita hanya sebatas pembuatan surat pengantar saja, selebihnya dari Jurusita diserahkan kepada Panmud Perdata selaku Koordinator Delegasi, untuk pengiriman dan upload relaas delegasi dilaksanakan oleh Koordinator Delegasi, sehingga Panitera Pengganti yang berkepentingan terkait relaas delegasi dapat menanyakan langsung kepaa Koordinator Delegasi.

 

          3. Monev & Pembinaan oleh Panitera

Pada kesempatan rapat berjenjang ini, berdasarkan Perma Nomor 8 Tahun 2016 dan SK KMA Nomor 122/KMA/SK/VII/2013 tentang Kode Etik dan Pedoman Perilaku Panitera dan Jurusita, Panitera memberikan pembinaan kepada Panitera Pengganti dan Jurusita/Jurusita Pengganti agar melaksanakan tugas sesuai SOP.

• SIPP

Panitera mengingatkan kembali supaya setiap pengguna (Panmud, PP, Jurusita, dan Jurusita Pengganti) untuk disiplin dalam penginputan dan penguploadan setiap kegiatannya ke SIPP, karena SIPP adalah sumber informasi   setiap satuan kerja yang terkoneksi dengan aplikasi dan fitur yang lain seperti Direktori putusan, dan upaya-upaya hukum, dalam penginputan SIPP juga  harus real time 1 X 24 jam,  karena lewat dari itu tidak ada nilai.

Dingatkan juga kepada para Panmud, berdasarkan SK Dirjen Badilum Nomor 352 tahun 2021 tentang monitoring evaluasi SIPP harus dilaksanakan oleh Panmud setiap minggu.

Panitera memberikan apresiasi kepada Panmud Tipikor dan Panmud Hukum yang tidak ada temuan pada saat pemeriksaan oleh Tim Bawas dan Hakim Tinggi Pengawas, dan diharapkan dapat diikuti oleh bagian-bagian lainnya.

Panitera memerintahkan supaya setiap temuan oleh Tim Bawas dan Hakim Tinggi Pengawas langsung dievaluasi dan ditindaklanjuti oleh semua bagian kepaniteraan.

• PTSP

Dingatkan Kembali kepada Seluruh Panmud untuk memberikan pembinaan kepada petugas PTSP secara periodic, dan memberikan laporannya kepada Pengelola PTSP setiap minggunya, dan diharapkan benar-benar dapat memberikan arahan/pemahaman kepada petugasnya karena petugas PTSP harus bisa menjelaskan kepada para pengguna layanan pengadilan;

• Panitera pengganti

• Supaya Panitera Pengganti dalam perkara perdata atau PHI Ketika acara Putusan dan ada pihak yang tidak hadir supaya segera melaporkan kepada Panmud, atau Jurusita karena akan segera diberitahukan putusan tersebut kepada pihak ;
• Diharapkan dalam pembuatan BA pihak pihak yang hadir atau yang tidak hadir diterangkan dalam BA tersebut, karena didalam putusan pihak pihak yang hadir atau tidak hadir juga merujuk kepada catatan Panitera Pengganti didalam BA nya, hal ini untuk mengetahui pihak mana saja yang akan dipanggil;
• Supaya Panitera Pengganti setiap perkaranya putus, supaya pada hari itu juga supaya amar putusannya diupload ke SIPP, akan lebih bagus bila putusannya juga sekalian diupload, karena hal ini juga akan diupload ke dalam Direktori putusan oleh Panitera Muda Hukum sebagaimana perintah SK Dirjen No. 807/DJU/HM02.3/8/2021 tanggal 4 Agustus 2021, tentang kepatuhan penginputan DIRPUT;

• Jurusita pengganti

• Supaya Jurusita dalam melaksanakan tugasnya harus benar-benar sesuai ketentuan Undang-Undang yang berlaku, dan pakta apa yang terjadi dalam pelaksanaan termuat dengan jelas didalam relas/pemberitahuan;
• Terhadap panggilan delegasi supaya pangantar dibuat oleh jurusita, namun input uploadnya dan pengiriman serta pengarsipannya oleh Kordel;
• Kepada Panmud Perdata dan PHI supaya juga memperhatikan isi redaksi dari relaas yang dibuat oleh Jurusita/Jurusita pengganti;
• Supaya Jurusita dalam melaksanakan tugas panggilannya secara sah dan patut, jangan dilaksanakan oleh orang lain/joki, dan dilaksanakan dalam tenggang waktu 3 (tiga) hari kalender

Panitera menginstruksikan supaya setiap bulannya seluruh pelaporan dari masing-masing kepaniteraan ditampung oleh bagian Hukum, kemudian dari bagian Hukum dikoordinasikan kepada PTIP, dan dingatkan juga kepada jajaran kepaniteraan untuk memaksimalkan WA group sebagai wadah komunikasi dalam tugas, dan sebagai wadah silaturahmi antar anggotanya;

          4. Kesimpulan

Seluruh unit kepaniteraan telah melaksanakan rapat berjenjang dan melaporkan semua permasalahannya pada setiap bagian sudah dapat diselesaikan dan sejauh ini belum ada kendala atau permasalahan;

Kemudian kepada para Panmud agar dapat memberikan pembinaan kepada petugas PTSP secara periodic, dan memberikan laporannya kepada Pengelola PTSP setiap minggunya, dan diharapkan benar-benar dapat memberikan arahan/pemahaman kepada petugasnya;

Terakhir, Panitera mengingatkan kembali kepada Panitera Pengganti dan Jurusita/Jurusita Pengganti untuk menginput SIPP tepat waktu/real time agar SIPP Pengadilan Negeri Serang tidak berada di posisi terbawah lagi.

Panitera memerintahkan supaya setiap temuan oleh Tim Bawas dan Hakim Tinggi Pengawas langsung dievaluasi dan ditindaklanjuti oleh semua bagian kepaniteraan.

          5. Penutup

Kemudian untuk mengakhiri rapat pagi hari ini, ditutup oleh Neneng Susilawati, S.H., M.H. selaku notulen rapat tepat pada pukul 10.00 WIB.